- 『仕事の報告がいまいち上司に伝わらない…』
- 『話している時に相手がなんだかいらいらしている気がする…』
- 『提出した文章や資料がわかりにくいと言われてしまった…』
上記のような悩みを抱えている人は、もしかしたらあなたの話し方や文章の構成に問題があるかもしれません。
基本的にビジネスの場では日常的な会話や文章とは求められる情報や伝達スピードが異なり、友達や家族と話すときと同じようにしていてはうまく情報が伝達出来ないケースが多いのです。
しかし、”PREP法”と”SDS法”という2つの技術を理解するだけで、誰でも簡単に伝わりやすい簡潔な報告や文章作成を行うことが出来るようになるのでこの記事を参考に実践してみてください。
Contents
PREP法とは
PREP法とは、
- Point(結論・主張)
- Reason(理由)
- Example(事例・データ)
- Point(結論・主張)
の頭文字をとったわかりやすい文章や会話を行うための文章構成モデルや思考ツールのことで、上記の並び通りに話の内容を構成していきます。
結論から話すことが常識とされるビジネスの場では基本とされる考え方と言っても過言ではありません。
まず、結論から切り出し相手に話しの内容と結果を理解してもらった上で、それに至った理由を述べ、それを裏付けるための事例やデータを示してから改めて結論を伝えることで説得力があり、納得できる説明を簡潔に行うことができます。
SDS法とは
SDS法とは、
- Summary(要点)
- Details(詳細)
- Summary(要点)
の頭文字を取った相手の理解を促したい時に使用される文章構成モデルや思考ツールです。
集中力が高い冒頭部分で話題の要点を伝えることで話題の全体像をイメージしてもらい、内容をより理解しやすい状態を作ってから詳細を伝えて、最後に念押しで改めて要点伝えることで相手にストレス無く話の内容を伝えることができます。
PREP法とSDS法の違い
PREP法は結果や結論を簡潔に伝えたい場合、SDS法は話の詳細を理解してもらいたい時に有効です。
両方とも結論部分から始めるため混同されがちですが、PREP法は上司への報告やプレゼンテーションに使う資料や説明のときの会話、SDS法は就活や社内コンペなど自己PRをしたいときなどに向いています。
PREP法のメリット
ここでPREP方を使うメリットについて詳しく見ていきましょう。
結論から伝えられるようになる
PREPを用いることで内容を結論から完結に伝えられるようになります。
ビジネスシーンでの上司への報告や取引先への共有など、相手の時間を奪うことがはばかられる場面で上手に活用することができれば、『仕事ができる人』という印象を持ってもらえるので上手く取り入れてみましょう。
ただし、会食や喫煙所での雑談など”報告を主としない会話”の際に多用すると『つまらない人』と思われる可能性もあるため、使うシーンはしっかり見極めましょう。
説得力が出る
最初に結論を切り出し、理由や具体的な事例で話を強化した上で改めて結論を伝えるため説得力が出ます。
より説得力を増すために、結論に至った理由や使用する事例やデータはよりより具体的でわかりやすいものにしておくこともポイントです。
少ない会話で伝わる
PREP法を使うことで、内容を簡潔に伝えられるようになるため短い文章で伝えられるようになります。
また、相手も話や文章の内容を理解しやすくなるため後の質問の回数なども減らせ、やり取り自体を少なくすることも出来ます。
思考を整理する習慣がつく
PREP法を意識することで、相手にわかりやすく内容を伝えようとします。
当然自分の中で整理出来ていないことをわかりやすく伝えることはできません。
そこでPREP法を意識することで相手にわかりやすく伝えようという意識が働くため、自然と自分の思考も整理するようになり、継続する内に習慣化されます。
会話や文章を構成する必要がなくなる
PREP法は結論→理由→事例→結論という文章の型が決まっているので毎回文章の構成から考える必要がなくなります。
また、PREP法を継続することで会社の上司や同僚など頻繁に会話をする機会がある人からは会話の流れを予測してもらいやすくなるので、内容を伝える相手も会話の構成を考えながら話を聞く必要がなくなり、より一層伝わりやすくなります。
仕事ができる印象を与えられる
ビジネスの世界で重要なのは結論ファーストです。
そのためPREP法を意識した会話を意識していると
- コミュニケーションが上手い
- 要領が良い
- 仕事が早い
といった印象を持ってもらいやすいです。
仕事を勧めていく上で、円滑なコミュニケーションは必要不可欠とも言えるのでPREP法を用いてスムーズな会話や意思伝達ができるように心がけましょう。
PREP法のデメリット
上手に使うことで様々なメリットをもたらしてくれるPREP方ですが、もちろん下記のようなデメリットも存在します。
ビジネス以外の用途には向いていない
PREP法は文章構成の特性上、起承転結を利用して序盤から徐々に盛り上げ落ちをつけることは難しいです。
そのため、日常生活での友人やパートナーとの会話や、話の内容ではなくコミュニケーションを目的とした雑談には向いていません。
あくまで相手が”結論”を求めているビジネスの場合に有効な方法なので、使い所を間違えると『冷たい人』『ユーモアのない人』と思われることもあるので注意しましょう。
追体験を伝えられない
PREP法は最初に伝える結論部分の印象が一番大きくなるため、その後に伝える理由や事例がおまけになりがちです。
そのため、PREP法で文章を構成する際には事例を見た上での自分の意見や感情を盛り込むなど、結論以外の印象が薄れないように配慮しましょう。
使いこなすには練習が必要
PREP法は接続詞の構成もある程度決まっているので、普段使い慣れていない言葉を敢えて使う必要などが出てきます。
訓練なしに使うと、どうしても普段の文章構成の癖がでてしまい、結果としてより中途半端で伝わりづらい文章になることもあるので気をつけましょう。
メリット
次にSDS法のメリットとデメリットについても確認してみましょう。
情報を早く伝えられる
SDS法を用いることで相手に”情報”を簡潔に伝えられます。
SDS方では、話の最初に内容の要点を簡潔に伝えるため、聞き手の集中力が高い状態のときに情報を伝えることが出来ます。
そのため、トラブルの報告や急ぎの頼み事など会話にスピードが求められるシーンで使用することで効果を発揮します。
相手にわかりやすく伝えられる
SDS法を用いると、自然と話の要点を簡潔に伝えた後に詳細を伝え、最後に改めて話の要点を相手に伝えることができるため、聞き手にとって非常にわかりやすい説明ができます。
デメリット
続いてSDS法のデメリットについても確認していきましょう。
詳細や結論を伝えたい場合には不向き
結論を伝えることに重きをおいたPREP法とは違い、SDS方は内容を伝えることに重きをおいているため、そもそも文章構成に結論が入っていません。
また、話の要点を抑えてわかりやすく簡潔に内容を伝えるための手法なので詳細までしっかり伝えたい場合にも不向きです。
そのため、結論や詳細を伝えたい場合には、まずSDS法で簡単に内容を伝え、相手が聞く姿勢に入ってから改めて詳細を伝えたりPREP法と組み合わせて使用したりなど工夫をする必要があります。
主張が弱くなる
SDS法は内容を簡潔に伝える手法のため、自分の主張を相手に届けたい場合には向いていません。
そのため、プレゼンや商談などでは序盤の内容説明や質問に対しての解説の際にSDS法を用いることは有効ですが、クロージングや最終的に自分の意見を述べたり主張を通したい際には不向きです。
適切に状況判断し、主張を通したい際は別の方法を模索しましょう。
話の要点を抑えるのが難しい
SDS法を使いこなすには、『内容の要点を抑えて簡潔に説明する力』が必要となります。
これは一朝一夕で身につくものではないので日頃から意識をして会話する、本を読みながら自分の中で要約した文章にまとめてみるなど訓練を行いながらトレーニングしていきましょう。
PREP法が適しているケース
結論に理由やデータを添えて伝えるPREP方は、会議やプレゼンテーションなど、自分の主張に説得力をもたせる必要があるシーンに向いています。
また、Webライティングの世界でもPREP方は特にたくさん用いられます。
SDS法が適しているケース
内容を伝えることに重きをおいたSDS方は、商品やサービスの説明や相手への質問に答えてあげるシーンなどに向いています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はWebライティングはもちろん、ビジネスシーンでも広く活用されている2つの文章表現について解説していきました。
どちらも簡単に身につくものではないですが、日頃から意識して生活することで誰でも身につけられます。
今回の記事を参考に、『話や文章が上手な人』を目指してみましょう。
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